Génome Québec (« GQ » ou « nous », « nos » et « notre ») s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la gestion de ses activités, conformément aux principes et aux exigences en matière de protection des renseignements personnels. La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») s’applique à tout renseignement personnel que GQ recueille ou traite autrement au sujet des utilisateurs (« vous », « vos », « votre ») par son site Web, www.genomequebec.com, ainsi que tous les sous-domaines de celui-ci (collectivement, le « Site »). La Politique ne s’applique pas aux renseignements personnels : (i) des personnes qui sont ou ont été à l’emploi de GQ, (ii) des personnes qui y sont liées dans le cadre d’un contrat de consultation ou de prestation de services (iii) pouvant être détenu par GQ dans le cadre de services rendus à ses clients; ou (iv) concernant les personnes participantes à une biobanque. La présente Politique ne s’applique pas non plus à toute information qui n’est pas un renseignement personnel.
Aux fins de la présente Politique, les « renseignements personnels » sont ceux qui concernent une personne physique et permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. Les renseignements qui ont été anonymisés ou agrégés et qui, de ce fait, seul ou en combinaison avec d’autres, ne permettent plus d’identifier une personne utilisatrice donnée ne constituent pas des renseignements personnels.
En utilisant le Site, vous consentez expressément à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et aux autres traitements de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique. Si vous n’êtes pas d’accord avec le contenu de cette Politique, alors n’utilisez pas ce Site.
Règle générale, la collecte et les autres traitements de renseignements personnels ne sont pas requis pour accéder au Site.
1. Objectifs
La présente Politique a pour objectif de vous informer de la façon dont vos renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés, communiqués et autrement traités, ainsi que des droits dont vous disposez à leur égard. Notre principal objectif lorsque nous recueillons et traitons des renseignements personnels à votre sujet est de vous offrir une expérience de navigation sécuritaire, efficace et personnalisée, ou encore de vous fournir l’assistance souhaitée ou de vous permettre /de bénéficier de nos services, le tout conformément aux lois et règlements applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Les renseignements que nous recueillons ou traitons autrement à votre sujet sont uniquement ceux nécessaires pour atteindre cet objectif ou ceux que vous décidez de nous communiquer et, sauf exception, vous n’avez pas l’obligation de partager des renseignements personnels pour utiliser notre Site.
2. Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis ou fournis en lien avec le Site sont obtenus, utilisés, communiqués, conservés et détruits comme prévu à cette Politique. GQ pourra aussi traiter ces renseignements conformément aux lois et règlements applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, afin de s’acquitter de ses responsabilités.
3. Collecte et utilisation des renseignements personnels
GQ peut recueillir des renseignements personnels à votre égard dans les situations suivantes :
- Commentaires, questions et demandes d’information : Vous pouvez décider de fournir certains renseignements personnels afin de permettre à GQ de vous joindre si vous nous contactez pour obtenir des informations ou pour formuler des commentaires ou des demandes. Votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et tout autre renseignement fourni par vous pourront alors être colligés et traités par GQ.
- Emploi : Si vous souhaitez soumettre votre candidature pour un emploi chez GQ, nous recueillerons les renseignements personnels que vous transmettrez en soutien de votre candidature, incluant vos coordonnées et votre C.V., afin d’analyser votre candidature, de communiquer avec vous, de valider les informations transmises et de traiter cette demande autrement.
- Contenu : Vous n’avez pas l’obligation de fournir des renseignements personnels pour accéder et utiliser le contenu du Site. Des témoins de connexion (cookies) peuvent toutefois colliger certains renseignements à votre égard, comme décrit à la section 4 ci-après.
Les renseignements personnels recueillis peuvent également être utilisés et communiqués pour les raisons suivantes, en plus des fins spécifiques identifiées plus haut :
- vous identifier;
- mettre à jour vos renseignements et en vérifier l’exactitude;
- communiquer avec vous concernant un sujet lié à votre demande de renseignement;
- vous communiquer d’autres renseignements ou communiquer avec vous concernant des services ou programmes de GQ;
- utiliser et communiquer certains renseignements lorsque la loi nous autorise à le faire ou le requiert.
Généralement, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée, mais peuvent occasionnellement être recueillis auprès d’autres sources (p. ex. : lorsque les renseignements personnels sont du domaine public, ou sont disponibles auprès de tiers autorisés à divulguer l’information).
Les renseignements personnels peuvent être recueillis au moyen d’une communication volontaire de votre part ou dans le cadre de l’utilisation de nos services, de notre Site, de l’inscription à l’un de nos concours ou événements ou par de tiers contractants qui nous fournissent des services ou auxquels nous fournissons nos services.
3.1 – Communication des renseignements personnels
Il est possible que nous devions communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes, incluant les fournisseurs de services, qui peuvent nous aider dans nos activités (p. ex. : à des fins d’hébergement Web et de développement informatique, d’assurances, d’analyse de candidatures pour des concours, etc.). Dans un tel cas :
- Les personnes qui ont accès à vos renseignements personnels sont au courant de l’importance d’assurer la confidentialité des renseignements personnels et s’engagent à n’utiliser ceux-ci que pour les fins mentionnées dans l’entente conclue avec GQ et à leur accorder le niveau de protection convenu conformément à la loi.
- Nous limitons toute communication à ce qui est nécessaire et respectons les modalités de votre consentement, sous réserve des fins autorisées ou requises par la loi.
- En aucun cas, nous ne vendons, n’échangeons ou ne commercialisons autrement vos renseignements personnels à d’autres organisations.
- Nous nous engageons à déployer les mesures raisonnablement requises pour protéger vos renseignements personnels en tout temps. Ces mesures visent notamment à préserver l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels.
Nous pouvons aussi divulguer vos renseignements personnels dans le cadre : (i) de procédures judiciaires à une autorité réglementaire ou gouvernementale, à un organisme d’autoréglementation ou à une personne autorisée à les obtenir selon la loi; (ii) de mesures nécessaires afin de protéger nos droits; ou (iii) de toute autre situation, comme requis ou autrement prévu par la loi.
Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à des fournisseurs (par exemple, ceux offrant des services infonuagiques) exerçant des activités à l’extérieur du Québec, notamment dans d’autres provinces canadiennes ou aux États-Unis. Même lorsque les lois en matière de vie privée de ces juridictions ne prévoient pas des protections similaires à celles en vigueur au Québec, nous prenons les mesures raisonnablement requises pour nous assurer que vos renseignements personnels seront adéquatement protégés. Il est toutefois possible que des renseignements soient accessibles aux autorités de ces juridictions ou soient sujets à des règles additionnelles, notamment en matière d’accès. En utilisant le Site, vous consentez à ce que vos renseignements personnels puissent être transférés à l’extérieur du Québec et à ce qui précède.
Pour plus d’information à l’égard de nos politiques et pratiques relativement au transfert et au traitement de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et/ou du Canada, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de GQ à l’aide des coordonnées fournies à la section 9.
4. Témoins de connexion et autres moyens technologiques
Pour que votre navigation sur notre Site fonctionne pleinement, nos serveurs échangent certaines informations de nature technique avec le navigateur de votre appareil (soit tout dispositif qui permet d’accéder aux services de GQ, comme un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent). Ces informations ont la forme de petits fichiers texte appelés fichiers témoins (cookies).
Les témoins nécessaires sont essentiels au fonctionnement de notre Site. Sans ces témoins, notre Site ou certaines parties de celui-ci pourraient ne pas fonctionner correctement. Ces témoins sont, par exemple, nécessaires pour assurer la sécurité et la cohérence de notre Site. Leur activation est donc obligatoire. Les témoins optionnels sont désactivés, à moins que nous ayons votre consentement pour les activer.
En cliquant sur l’onglet « gérer mes cookies », vous aurez la possibilité d’accepter ou de refuser d’autres témoins permettant d’exécuter certaines fonctionnalités additionnelles. De nombreux navigateurs Web vous permettent de gérer vos préférences. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il refuse les cookies ou en supprime certains. Il se peut que vous puissiez gérer d’autres technologies de suivi de la même manière. Cependant, dans un tel cas, vous pourriez avoir de la difficulté à naviguer sur notre Site ou à utiliser certaines fonctions de celui-ci.
5. Médias sociaux
GQ utilise des plateformes de médias sociaux qui vous permettent de le suivre et de l’ajouter à sa liste de contacts. GQ a accès aux pages Internet et aux profils selon les paramètres choisis, comme décrit dans les politiques de confidentialité et les conditions d’utilisation applicables à ces plateformes. GQ reçoit aussi une notification et des accès aux liens et/ou aux autres publications dans lesquels il est identifié. Vous devez réviser les paramètres de confidentialité applicables à vos comptes ou pages de réseaux sociaux afin de valider les informations auxquelles nous avons accès et de limiter cet accès, si nécessaire.
6. Nos mesures de sécurité pour la préservation de vos renseignements personnels
GQ est responsable de la protection de tous les renseignements personnels dont il a la détention juridique. À cet effet, GQ a :
- désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels;
- mis en œuvre des politiques et des procédures en matière de protection des renseignements personnels;
- déployé des mesures de sécurité raisonnables, afin de préserver les renseignements personnels dont il a le contrôle, notamment ceux colligés et traités par le Site.
Tout renseignement personnel est archivé dans un environnement raisonnablement sécurisé, selon la nature des renseignements.
Nous limitons la collecte de renseignements personnels, comme prévu à cette Politique en ce qui a trait au Site.
Nos politiques et procédures de sécurité sont revues périodiquement et améliorées au besoin. Elles comprennent, sans toutefois s’y limiter :
- des mesures matérielles telles que des accès restreints;
- des mesures organisationnelles telles qu’un accès limité selon le « besoin de savoir » des employé(e)s et la mise en place d’un plan de gestion des incidents de confidentialité;
- la formation des membres du personnel et des fournisseurs de services sur l’importance d’assurer la confidentialité des renseignements personnels et leurs responsabilités afin d’assurer cet objectif;
- des mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passe informatiques, la transmission et la sauvegarde sécuritaires des données et des procédures de récupération;
- la destruction des renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ont été accomplies, pour éviter l’accès par des personnes non autorisées.
Seuls les membres de notre personnel, nos partenaires ou nos fournisseurs de services autorisés peuvent avoir accès aux renseignements personnels sous notre garde ou contrôle. Nous exigeons de tous les membres de notre personnel, nos partenaires ou nos fournisseurs de services autorisés qui traitent des renseignements personnels qu’ils utilisent les mesures de précaution adéquates pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels lorsqu’ils traitent cette information.
Malgré tous les efforts que nous déployons afin de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels, des tiers pourraient toutefois illégalement intercepter de l’information véhiculée sur notre Site, ou un bris de sécurité de nos systèmes pourrait autrement survenir et nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Dans un tel cas, nous ne pourrons être tenus responsables de toute perte, altération ou divulgation non autorisée de renseignements personnels qui serait au-delà de notre contrôle raisonnable.
7. Conservation de vos renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels seulement aussi longtemps que requis pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été colligés ou pour une durée plus longue lorsque la loi l’exige ou l’autorise (p. ex. : si requis pour respecter nos obligations légales, protéger nos droits et assurer la mise en œuvre de cette Politique). Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous employons des efforts raisonnables pour les détruire de façon sécuritaire, sous réserve des exceptions prévues dans la loi.
8. Sites Web de tiers
Pour votre commodité, notre Site peut inclure des hyperliens vers des sites Web opérés par des tiers. En cliquant sur ces hyperliens, vous quitterez le Site de GQ pour ceux de tiers, lesquels ne sont pas visés par cette Politique, et peuvent faire l’objet de politiques et de pratiques de protection des renseignements personnels différentes. Veuillez consulter les politiques de ces autres parties avant de fournir des renseignements personnels sur leurs sites Web. GQ ne fournit ces hyperliens que pour fins de commodité et à titre informatif; GQ n’est pas responsable de ces sites, notamment des pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements personnels.
9. Vos droits et comment les exercer
9.1 – Votre consentement
Il est possible de consentir à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels de diverses façons. En principe, le consentement doit être exprès, soit donné de manière manifeste, libre et éclairée, et se conformer aux autres exigences légales applicables. Dans certaines situations, votre consentement pourra être implicite, lorsque prévu par la loi.
Vous pouvez consentir à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels en différentes occasions, notamment lorsque vous :
- visitez notre Site;
- soumettez une candidature spontanée ou postulez à l’un de nos postes en recrutement;
- demandez de l’information;
- vous inscrivez à l’un de nos concours ou événements;
- soumettez une demande de financement, de commandite ou de partenariat corporatif.
En cas d’utilisation ou de communication de vos renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées dans la présente Politique, GQ a l’obligation d’obtenir votre consentement au préalable, à moins que la divulgation, la collecte ou autre traitement de renseignements personnels ne soit autorisé ou requis par la loi.
Lorsque vous nous communiquez des renseignements personnels concernant une autre personne, vous devez avoir obtenu le consentement exprès de cette personne de nous divulguer tels renseignements et de permettre la collecte, l’utilisation, la communication et tout autre traitement applicable de ses renseignements conformément à la présente Politique.
Le Site, autre que son « espace éducatif », n’est pas destiné à des mineurs. L’« espace éducatif » permet d’interagir avec ses pages sans toutefois colliger de Renseignements personnels.
Vous pouvez retirer votre consentement à notre utilisation, à la communication ou aux autres traitements de vos renseignements personnels. Il est alors possible que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir des services ou de l’assistance, si vous retirez votre consentement et que vos renseignements personnels étaient requis. Nous vous expliquerons les conséquences de votre décision à ce moment, pour vous permettre de faire un choix éclairé.
Vous pouvez également vous désabonner de nos courriels en tout temps en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels ou en cliquant sur le mécanisme de désabonnement prévu au bas de chaque courriel.
9.2 – Vos droits de fournir ou non vos renseignements personnels
Vos renseignements personnels vous appartiennent. Sous réserve des exigences légales, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication ou aux autres traitements de renseignements personnels. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.
Il est possible que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir des services ou de l’assistance, si vous retirez votre consentement et que vos renseignements personnels étaient requis. Nous vous expliquerons les conséquences de votre décision à ce moment, pour vous permettre de faire un choix éclairé.
Vous pouvez en tout temps communiquer avec nous, afin de modifier les renseignements personnels que vous voulez partager. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.
9.3 – Vos droits
En vertu des lois en matière de vie privée, vous détenez des droits par rapport aux renseignements personnels que nous détenons sur vous dans la mesure prévue par la loi. Ces droits se déclinent comme suit :
- demander l’accès à vos renseignements personnels;
- demander la correction de vos renseignements personnels;
- demander de cesser la diffusion de vos renseignements personnels ou de les désindexer de tout hyperlien qui permet de vous identifier;
- retirer votre consentement;
- déposer une plainte relativement au traitement de vos renseignements personnels.
Nous déployons des efforts raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels demeurent exacts, complets et aussi à jour que possible. Nous mettons à jour vos renseignements personnels dans la mesure où cela est requis par la loi ou que nous recevons une mise à jour de votre part à ce sujet. Afin de nous aider à faire en sorte que vos renseignements personnels soient exacts et à jour, veuillez nous informer dès que possible de toute modification pour nous permettre de mettre nos dossiers à jour.
Si vous désirez demander l’accès aux renseignements personnels qui vous concernent, dont nous avons la garde ou le contrôle, y faire apporter des modifications ou exercer tout autre droit, veuillez en faire la demande par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Dans tous les cas, nous traiterons les demandes d’accès ou de modifications conformément aux lois et règlements applicables.
10. Coordonnées et informations complémentaires
Si vous avez des préoccupations, questions, requêtes ou plaintes à propos de la Politique ou concernant la gestion de vos renseignements personnels, souhaitez accéder à vos renseignements personnels, en contester l’exactitude ou les modifier, ou retirer votre consentement, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels aux adresses suivantes :
Par courrier : | Responsable de la protection des renseignements personnels Génome Québec 630, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 2660 Montréal (Québec) H3B 1S6 |
Par courriel : | protection@genomequebec.com |
Notre responsable de la protection des renseignements personnels procédera à l’examen de la plainte et pourra, au besoin, communiquer avec vous pour obtenir tout autre renseignement requis. Une communication vous sera adressée pour vous faire part du résultat de l’enquête.
Si vous avez une plainte à l’égard du traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information. Dans un tel cas, la plainte devra être adressée par écrit selon le processus applicable (voir notamment l’information disponible ici).
11. Modification de la Politique
GQ se réserve le droit d’apporter à tout moment des modifications à la présente Politique. Ces modifications seront affichées sur notre Site et entreront en vigueur après leur affichage. Nous prendrons des mesures raisonnables, au besoin, pour informer les personnes concernées de toute modification importante. En cas de désaccord avec ces modifications, vous devez cesser d’accéder et d’utiliser le Site avant que ces changements n’entrent en vigueur; par la suite, tout accès et toute utilisation constitueront une acceptation de ces amendements.
Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir un exemplaire à jour de cette Politique.
12. Autres
12.1 – Divisibilité
Si une disposition est en conflit avec toute loi ou n’est pas susceptible d’exécution, alors cette disposition sera divisible des autres dispositions, et réputée réécrite de manière à être valide et exécutoire tout en respectant, dans toute la mesure du possible, son objectif initial.
12.2 – Force majeure
GQ n’est pas responsable d’un préjudice causé par toute situation de force majeure.
12.3 – Lois applicables
Cette Politique est régie par les lois en vigueur au Québec à l’exclusion de tout principe et de toute règle pouvant mener à l’application de lois étrangères. Tout différend ne pouvant être résolu au moyen de négociations directes et de bonne foi sera soumis aux tribunaux de la province de Québec, lesquels auront compétence exclusive pour trancher tel différend.